O que é um KPI: definição, métricas e dicas
Em qualquer reunião executiva, avaliação de desempenho ou sessão de estratégia, o termo “KPI” será mencionado inúmeras vezes. Porém, mesmo sendo usado em excesso, muitas vezes é mal compreendido, e não são todas as empresas que usam KPIs com eficácia. Quando usados corretamente, os KPIs podem fazer uma grande diferença para o sucesso de uma empresa.
O que é KPI?
Um indicador chave de desempenho, também conhecido como key performance indicator (KPI), representa uma medida quantificável usada para avaliar o sucesso de uma empresa ou funcionário no cumprimento das metas de desempenho. Em palavras simples, KPI é um valor mensurável que mostra o progresso em relação ao resultado desejado. Nos negócios, é usado para melhorar o desempenho e definir o sucesso.
Fatores-chave a serem considerados ao definir KPI
Todos os KPIs devem começar com algumas considerações, ou então não serão indicadores de sucesso. Geralmente, KPIs são números ou proporções determinados pelos princípios SMART, como deveriam ser:
- “Specific” Específico
Ter um objetivo claro é de longe a parte mais importante do desenvolvimento de um KPI. É crucial medir os principais objetivos – aqueles que têm um impacto direto no sucesso do seu negócio. Sem estar conectado a um objetivo de negócio específico, um KPI não tem valor intrínseco e utilidade. - “Measurable” Mensurável
Os KPIs devem ser contados regularmente e comparados com os números e objetivos anteriores. - “Attainable” Atingível
Para implementar KPIs, medidas apropriadas e realistas devem ser tomadas. - “Realistic/relevant” Realista/relevante
Os KPIs devem ser práticos e pragmáticos, além de ter um valor genuíno. - “Timely” Oportuno
Os KPIs precisam estar sob verificação constante para serem úteis. Alguns KPIs devem ser medidos uma vez a cada duas semanas; outros – trimestralmente ou mesmo anualmente. Mas todos eles devem ser verificados de forma planejada; caso contrário, as métricas são inúteis.
KPIs implementáveis
Certificar-se de que seu KPI é suficientemente implementável requer cinco etapas:
- Analise os objetivos e metas de negócios
Ao projetar seus KPIs, você deve saber aonde quer chegar antes de descobrir como chegar lá. - Analise o desempenho atual
Faça a si mesmo perguntas: Sua configuração atual está funcionando? O que está funcionando e o que não está? Seu desempenho atual é sustentável? - Defina metas de KPI de curto e longo prazo
Se você tiver um período de tempo prolongado, é importante definir metas ao longo do caminho para manter o controle. Essas metas de curto prazo aumentam a chance de seu objetivo de longo prazo ser bem-sucedido. - Reveja as metas com sua equipe
Todos precisam estar de acordo com as metas para atingi-las. Obter o insight de todos também é essencial para o sucesso, pois pode preencher qualquer lacuna que esteja faltando. - Revise o progresso e evolua
Depois de colocar os KPIs no lugar, é hora de observar seu progresso, analisar números e ver onde melhorias podem ser feitas. Um KPI não revisado não cumpre um propósito e nem ajuda ninguém.
Importância de definir objetivos e atualizar KPIs
Os KPIs são baseados em objetivos; caso contrário, eles não têm um propósito real. Depois de definir um objetivo com um cronograma mais distante no futuro, você pode trabalhar na identificação dos marcos que precisará alcançar para chegar lá.
Vejamos o seguinte exemplo de KPI. Você deseja converter 3.000 leads em vendas no primeiro trimestre do ano. Você precisará definir marcos mensais ou mesmo semanais para chegar lá. Dessa forma, você poderá avaliar, reavaliar e ajustar continuamente o curso para atingir a meta de longo prazo.
Você pode dividir as metas igualmente de acordo com cada mês. Nesse caso, seriam 1.000 assinaturas em janeiro, 1.000 em fevereiro e 1.000 em março.
Mas você pode querer ser mais específico. Há mais dias em janeiro e março do que em fevereiro, então talvez você deva definir uma meta de 1.100 para esses meses. Ou talvez você obtenha mais tráfego do site em fevereiro porque sua empresa tem um estande popular em uma grande feira comercial. Nesse caso, você poderia definir uma meta de 1.500 assinantes em fevereiro, embora o mês seja mais curto.
Faça o que fizer, divida suas metas de KPI para definir metas de curto prazo que irão movê-lo em direção aos seus objetivos de longo prazo com mais eficiência.
Um KPI que nunca é atualizado ou alterado com base no desempenho se tornará inútil. Rever seus KPIs mensalmente (ou, de preferência, semanalmente) lhe dará a chance de corrigir ou até mesmo mudar o curso completamente. Às vezes, você pensa em caminhos novos e mais eficientes para seus objetivos e metas.
Como medir o KPI?
Mais comumente, existem cinco maneiras de rastreamento de KPI:
- Contagens
Uma contagem é o valor numérico mais fácil de calcular – seja o número de clientes que estão satisfeitos, o número de vendas ou o número de acidentes de trabalho. As contagens são úteis para medir algo que não precisa de nenhuma outra referência para medir progresso ao longo do tempo. - Porcentagens
Porcentagens são contagens do número de pessoas ou coisas que exibem uma característica-alvo dividida pelo tamanho total da população. Esse número é então multiplicado por 100. A taxa de cliques (CTR) e o retorno do investimento (ROI) são bons exemplos de porcentagens. - Somas ou totais
Eles podem ser confundidos com contagens, mas somas ou totais são variáveis contínuas que podem assumir a forma de números com decimais. Por exemplo, o tempo total gasto com ligações de vendas nesta semana foi de 42,5 horas. - Médias
Média é a soma ou total de todos os números em um conjunto de dados, dividida por uma contagem de pessoas ou coisas nas quais a soma foi baseada. Por exemplo, você pode calcular a média da receita de vendas pelo número de ligações feitas ou a classificação média de satisfação do cliente. - Proporções
As proporções comparam dois números lado a lado, separados por dois pontos. Mas certifique-se de usá-las apenas se fizer sentido comparar dois números.
O agrupamento dos KPIs
Os KPIs não devem corresponder apenas ao seu setor, mas também à sua empresa e estratégia. Isso quer dizer que os KPIs certos para você podem não ser os KPIs certos para outras empresas. Portanto, certifique-se de pesquisar o máximo de KPIs que puder para determinar quais deles são adequados para sua realidade.
