Como Funciona a Gestão de Projetos nas Empresas e Como essa Atividade pode Melhorar sua Rotina?

Você está enfrentando dificuldades ao definir prazos para os projetos e não conseguir cumpri-los? A todo momento realocando tarefas e correndo contra o tempo para fazer as entregas para seus clientes? Bom, sem uma metodologia tudo se torna ainda mais desafiador. 

Implementar processos de gestão na empresa, consiste em liderar o trabalho da equipe, definindo os objetivos a serem alcançados, nos prazos estabelecidos. Ficou curioso e quer saber como funciona a gestão de projetos nas empresas e como essa atividade pode melhorar sua rotina?

Confira no artigo a seguir!

O que é gestão de projetos?

Para começar, primeiro é preciso entender a definição de projeto no mundo dos negócios. É um conjunto de ações usadas para criação de um novo produto e/ou serviço, apresentados aos gestores da organização. 

Mas, ao contrário do que se pensa, eles não se restringem apenas a criações, podem estar relacionados também a um plano de ampliação dos negócios. Entre os pontos principais de um projeto, estão a viabilidade comercial e financeira, além das previsões de retorno a curto, médio e longo prazo. 

Bom, como podemos ver, um projeto é composto por diferentes tópicos. Sendo assim, implementar processos de gestão de projetos nas empresas é de extrema importância, pois sem isso colocar a ideia em prática se torna mais difícil.

A gestão de projetos é um conjunto de métodos e processos, criados com base nos objetivos específicos do projeto, conforme os parâmetros acordados. Ao realizar esse planejamento é preciso inserir os prazos de entrega e orçamentos definidos.

Ou seja, a atividade visa planejar, coordenar e monitorar os recursos alocados para a execução do projeto, para que ele possa ser cumprido no prazo estabelecido. Vale ressaltar que independentemente do tamanho, é importante que haja uma gestão, a fim garantir que tudo corra bem.

Mas afinal, por que a gestão de projetos é importante?

Fazer a gestão de projetos é um hábito da idade da pedra. Isto é, esta atividade existe há muito tempo, talvez com outra nomenclatura, mas ainda, sim, com os mesmos objetivos. 

Se pararmos para analisar as grandes invenções e monumentos criados na história da humanidade, todos eles têm algo em comum, um planejamento. Como as pirâmides de Gizé, construídas por volta de 2550 a.C. 

Ela é considerada uma das sete maravilhas do mundo, sendo que levou 20 anos para ser construída. Composta por três pirâmides, a maior delas tem 137 metros de altura. Ao todo, mais de 100 mil homens fizeram parte da construção. 

Ou seja, para que o projeto desse certo, foi preciso um planejamento e coordenação. As invenções mais recentes também foram planejadas, considerando pesquisas de mercado, análise de concorrentes e chances de sucesso. 

Dessa forma, podemos concluir que a gestão de projetos nas empresas é de extrema importância, pois, sem elas, o projeto dificilmente sai do papel. Além disso, é uma forma de garantir que tudo será realizado e entregue de maneira correta, dentro do prazo estabelecido. 

Quais os benefícios da gestão de projetos nas empresas?

Sem uma metodologia, tudo pode ficar uma bagunça: os colaboradores não entendem a relevância do projeto, a comunicação entre a equipe é ineficiente e o cronograma não é cumprido à risca.  O resultado? Os projetos não atendem às expectativas nem da empresa e muito menos dos clientes. 

Para solucionar esses desafios e garantir que a gestão de projetos seja eficiente e eficaz, uma consultoria de projetos pode ser a chave.

Na prática, a gestão de projetos muda esse cenário, eliminando as dificuldades, ao trazer benefícios, como:

Alinhamento estratégico

Com a gestão de projetos, todos os envolvidos — diretores, coordenadores e demais colaboradores — atuam na supervisão dos interesses da organização, para garantir que tudo esteja alinhado. Dessa forma, é possível ter a certeza que os metas e objetivos serão alcançados.

Além disso, ao realizar gestão de projetos nas empresas, o tempo de resposta às mudanças é otimizado, auxiliando no planejamento estratégico.

Redução de custos

Sem uma gestão de projetos, sua empresa pode estar perdendo recursos. Isso porque não há um acompanhamento dos valores investidos em cada projeto, nem conhecimento sobre o quanto ele irá render.

É importante ter em mente que essa falta de planejamento pode impactar diretamente o fluxo de caixa da empresa. Com a gestão de projetos, é possível ter um controle maior sobre as finanças. Com essa metodologia, serão estabelecidos os valores dos investimentos, prazo de retorno, viabilidade financeira e as margens de lucro. Assim, a empresa não é pega de surpresa.

Planejamento fiel à realidade

Ao entender e seguir as etapas da gestão de projetos, sua empresa terá uma visão 360° sobre as atividades planejadas, em andamento e concluídas. Com isso, é possível definir ações e estratégias com maior precisão.

De forma geral, tomar decisões erradas e não estabelecer um planejamento faz com que as empresas percam não somente tempo, mas também dinheiro.

Diminuição dos riscos

Ao implementar processos de gestão de projetos na sua empresa, você garante um melhor planejamento e consegue prever com mais precisão os resultados. 

Isso porque as ações e planos estarão definidos e visíveis para todos os envolvidos, garantindo a otimização dos fluxos de trabalho. Dessa forma, é possível evitar erros e acidentes, desperdício de materiais e insumos, entre outros.

Aumento da qualidade

A gestão de projetos concentra seus esforços em resultados sustentáveis. Isto é, os planos visam mudanças e melhorias, que surgem a partir do planejamento e da execução dos projetos. 

Com isso, a equipe consegue melhorar a qualidade do planejamento dos projetos, pois, assim, é possível prever falhas e buscar soluções para resolvê-las.

Sendo assim, os esforços e recursos dispostos para o projeto valem a pena, pois o investimento terá um retorno positivo.

Como implementar processos de gestão na sua empresa?

Geralmente, uma empresa possui mais de um projeto em andamento, e para que tudo ocorra bem é preciso acompanhar todos os prazos e metas a serem cumpridas. Caso coordená-los esteja sendo um desafio, é sinal que implementar a gestão de projetos nas empresas é mais que necessário.

Mas, antes de tomar a decisão de implantar um departamento voltado para a gestão de projetos, a empresa deve se fazer as seguintes perguntas:

• “Qual é a estrutura atual da organização?”;
• “Há algum tipo de obstáculo operacional?”;
• “É uma boa estratégia a longo prazo? Irá render bons frutos?”;

É preciso ter em mente que, ao implementar a gestão de projetos, a empresa passará por uma grande mudança, por isso a importância de verificar se é o momento ideal. Ao tomar essa decisão, é possível dar início a implementação, seguindo as etapas abaixo:

Definir a aplicação do setor da gestão de projetos

Um novo setor será inserido na empresa. Independentemente de ser um departamento com poucos ou muitos colaboradores, é preciso estabelecer as atividades dessa nova área. Para isso, é necessário verificar o seguinte:

• As responsabilidades atribuídas ao setor de gestão de projetos;
• Recursos necessários para a inserção desse setor;
• Contribuições do setor para o planejamento estratégico da empresa.

Trabalhar na definição dos objetivos e ferramentas

Não basta simplesmente implementar processos de gestão de projetos, é preciso fornecer treinamento e definir os objetivos da equipe que ficará responsável pelo setor. Além disso, é preciso disponibilizar os equipamentos e ferramentas que serão utilizados por eles.

Realizar análises a longo prazo

O trabalho não termina após implementar a gestão de projetos. Pelo contrário, é preciso realizar um acompanhamento, analisar se houve progressos ou não. Busque entender: o novo setor está contribuindo para as estratégias da empresa? Se a resposta for não, é importante que os processos da área de gestão de projetos sejam revisados, para identificar os problemas.

Outro ponto relevante é o recrutamento e treinamento de novos integrantes. O departamento de Recursos Humanos precisa estar atento a esse fator, para que sejam contratados novos talentos com perfil para atuar no setor. 

Além disso, a empresa precisa verificar, periodicamente, se há a necessidade de incluir novas ferramentas, que possam auxiliar na gestão de projetos.

Fases da gestão de projetos

Agora, você conhece o que é a gestão de projetos, a importância dessa atividade e os benefícios que ela oferece. Mas, afinal, quais são as fases da gestão de projetos?

Essas etapas foram estabelecidas pelo Project Management Institute (PMI), que divide a gestão de projetos nas empresas em 5 fases. Confira:

Análise de viabilidade

Antes de colocar um projeto em prática é preciso verificar se a empresa tem condições de arcar com as despesas. Afinal, caso ele não engrene, é prejuízo na certa e nenhuma organização deseja isso, não é mesmo?

Por isso, é necessário realizar um estudo de viabilidade, a fim de garantir que os gestores entendam como o projeto será guiado e quais as previsões de retorno. Esse estudo deve incluir:

• Utilização de um software corporativo, para que o projeto seja acompanhado;
• Análise do escopo do projeto;
• Previsão de riscos;
• Os custos e benefícios devem ser analisados, assim como a viabilidade dos prazos.

Tendo resultados positivos na primeira fase do projeto, é possível avançar para a segunda.

Planejamento

Após realizar um estudo de viabilidade, é preciso detalhar as atividades que serão realizadas e quais os recursos serão destinados ao projeto. Não definir um planejamento pode trazer impactos negativos para a empresa.

Além disso, para escolher, precisamente, quais os recursos e esforços precisam ser mobilizados, é necessário:

• Revisar o escopo do projeto;
• Realizar uma estimativa orçamentária, analisando os custos e recursos necessários;
• Definir o plano do projeto.

Execução

Esse é o momento em que a empresa apresenta o seu “know-how”, ou em um bom português, “saber fazer”. Ou seja, é nessa hora que a organização mostra todo o conhecimento adquirido no mundo dos negócios, ao iniciar a execução do projeto.

Nessa etapa, é preciso definir o seguinte:

• Escolher o local de trabalho;
• Organizar as tarefas planejadas, conforme os recursos disponíveis;
• Iniciar a execução das tarefas agendadas;
• Administrar as solicitações de mudanças.

É recomendado usar um software de gestão durante esse processo, pois ele permite a criação de um relatório automático, com todas essas informações.

Monitoramento e controle

Bom, todo o plano está sendo colocado em prática, por isso, nessa etapa se dá início ao monitoramento dessas atividades. 

Assim, o gestor terá um controle maior sobre o projeto, garantindo um tempo de resposta mais rápido. Além disso, é possível acompanhar em tempo real as atualizações dos processos, como os prazos, recursos, andamento e custos.

Nessa etapa, são realizadas as seguintes atividades:

• Acompanhamento das atividades planejadas;
• Administração das entregas;
• Coordenação de possíveis incidentes que podem surgir;
• Produção de relatórios de supervisão, elaborados para os diretores e gestores. O documento serve para mostrar que tudo corre como o planejado.

Nessa etapa, sua empresa pode recorrer a uma ferramenta como o Enterprise Resource Planning (ERP). O sistema realiza o planejamento de recursos de um empreendimento, operando em vários níveis, e permite um acompanhamento eficaz da execução das atividades dos setores envolvidos.

Finalização do projeto

A última etapa consiste em verificar se tudo está funcionando, analisando se há falhas ou não, antes de fechar o projeto. Caso algo não tenha saído como o planejado, é importante buscar a origem da falha ou lacuna e aprender com esse erro.

Além disso, por meio dessa análise, o gestor pode verificar se os recursos planejados inicialmente foram o suficiente, se as expectativas foram atendidas e se tudo ocorreu bem.

Bom, para esse momento é recomendado o uso de listas de verificação, pois podem facilitar a execução dessa análise. Entre as tarefas a serem realizadas durante essa etapa, estão:

• Encerramento formal do projeto;
• Criação de um backup do projeto;
• Análise dos resultados em relação às estimativas iniciais;
• Anotações do que foi aprendido, para aplicar em projetos futuros.

Tipos de gestão de projetos

Existem diferentes tipos de gestão de projetos, conheça agora alguns deles.

Modelo cascata

Também chamado de ‘Waterfall’, leva esse nome devido à forma como os processos são conduzidos. É um modelo linear onde o trabalho é executado de maneira escalonada e sequencial.

Além disso, é construído com base na ordem de importância do cronograma do projeto. É um dos sistemas mais usados, seguindo o fluxo abaixo, pois é mais fácil de implementar. 

Requisitos → Análises → Projeto → Programação → Provas → Operações

É um modelo recomendado para grandes projetos, pois é muito detalhado e possui diversas etapas.

Metodologia ágil

É um sistema colaborativo, eficaz e apoiado por dados. Com uma abordagem interativa permite um feedback rápido. Isso aumenta o tempo de resposta, permitindo mudanças em cada estágio do ciclo de um projeto. 

O modelo se caracteriza por ser:

• Interativo;
• Eficaz;
• Baseado em dados;
• Responsivo;
• Valorizar as pessoas sobre os processos.

Por ser um método mais abrangente e simples não possui restrições, isto é, pode ser adotado por qualquer empresa.

Scrum

É baseado em curtos “sprints” que criam um ciclo para o projeto e que podem durar semanas. É possível organizá-los e dividi-los entre  equipes de até quatro pessoas. Diferente do modelo cascata, esse método estabelece tarefas individuais e que estão de certa forma conectadas.

Possui vantagens, como:

• Fácil dimensionamento dos projetos;
• Rápido aprendizado da equipe;
• Cronograma fiel à realidade;
• Maior autonomia para o time.

É um modelo que se assemelha à metodologia ágil, pois é colaborativo e visa valorizar a equipe sobre os processos.

Conclusão

Bom, como vimos até aqui, a gestão de projetos nas empresas nada mais é do que um conjunto de estratégias, que podem auxiliar no planejamento de projetos da sua empresa. 

Essa metodologia, baseada em um conjunto de habilidades, conhecimentos e ferramentas, permite um gerenciamento eficaz de projetos e traz vários benefícios, como:

• Tomada de decisões mais acertadas;
• Redução de custos eliminando ‘gargalos’;
• Aumento da produtividade da equipe;
• Cumprimento dos prazos estabelecidos;
• Minimização dos riscos.

E a melhor parte vem agora: na prática, implementar a gestão de projetos nas empresas é mais simples do que parece, basta se planejar. Ao todo, são 5 etapas a serem seguidas:

• Análise de viabilidade;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Finalização do projeto;

Agora, que você entende os conceitos, vantagens e as fases da gestão do projeto, que tal começar a implementar na sua organização? Esse processo pode trazer diversos benefícios para sua empresa!