9 dicas comprovadas para acelerar seu ciclo de vendas

82% das pequenas empresas falham devido a problemas de fluxo de caixa. O fluxo de caixa não é apenas dinheiro entrando e saindo; é também sobre o tempo. E os empresários sabem que tempo é dinheiro. Mesmo que você tenha um produto comprovado, mas seu ciclo de vendas esteja demorando muito, você pode acabar tendo problemas de fluxo de caixa. É por isso que muitos empreendedores estudam como melhorar a velocidade do ciclo de vendas, analisando cada fase do processo de vendas para verificar problemas e fornecer etapas para otimização. Sua própria sobrevivência pode depender de sua capacidade de diminuir a duração do ciclo de vendas.

Neste artigo, mostraremos como você pode aumentar a velocidade do seu ciclo de vendas com nove dicas.

1. Descubra o ciclo médio de vendas da sua empresa

A duração média do ciclo de vendas é a quantidade de tempo desde o primeiro contato com um lead até o fechamento de um negócio, com média de todos os negócios ganhos. O resultado informa quanto tempo leva para sua equipe de vendas fechar um negócio. Ao estudar os resultados, muitos empresários podem ficar tentados a ver quão bem eles se comparam aos seus concorrentes, mas isso não é aconselhável.

Um estudo de benchmark de vendas de centenas de empresas revelou que as empresas B2B têm uma duração média do ciclo de vendas de 102 dias. No entanto, os resultados podem variar muito, dependendo da fonte da oportunidade. Além disso, fatores exclusivos de cada negócio, como geografia, linha de produtos e estratégia de vendas, podem influenciar o ciclo médio de vendas de uma empresa. Assim, as variáveis ​​podem ser tão diferentes que você não obterá muito valor ou insight ao realizar uma análise de concorrentes.

O que você pode fazer, em vez disso, é usar a duração média do ciclo de vendas como referência. Isso é importante porque o benchmark serve como ponto de partida. A duração média do seu ciclo de vendas deve diminuir ao longo do tempo se as mudanças que você implementar forem efetivas.

2. Identifique os gargalos

Depois de obter a duração média do ciclo de vendas da sua empresa, o próximo passo é detalhar ainda mais. Observe o número médio de dias que um lead leva para passar de um estágio do ciclo de vendas para o próximo. Isso deve ajudá-lo a se concentrar nas etapas que exigem atenção imediata.

Digamos que seus clientes em potencial tendem a ficar mais tempo no estágio de apresentação. Isso é uma indicação de que seus representantes de vendas podem estar lutando para conseguir que os contatos se comprometam com uma reunião. Para resolver esse problema, você pode seguir estas sugestões:

• Envie uma programação proposta por e-mail e envie um convite usando o Google Agenda
• Se não houver resposta após 24 horas, ligue para o contato
• Se o contato não responder, envie imediatamente um e-mail de acompanhamento
• Se não houver resposta dentro de 48 horas após a mensagem inicial, ligue para o contato novamente
• Se ainda não houver resposta, deixe uma mensagem de voz que incentive o contato a responder aos seus e-mails ou ligue de volta o mais rápido possível.

Ter um procedimento claro sobre como fazer com que os contatos passem de um estágio do ciclo de vendas para outro deve ajudar a aumentar sua velocidade.

Outra maneira de verificar gargalos é observar o desempenho de sua equipe de vendas. Identifique os representantes de vendas com uma duração média do ciclo de vendas superior à duração média do ciclo de vendas da sua empresa. Isso é uma indicação de que seus representantes de vendas estão com dificuldades em uma ou mais áreas. Se você conseguir identificar esses estágios, poderá fornecer sessões de coaching personalizadas para ajudar a melhorar seu desempenho. Ao fornecer suporte a representantes de vendas em dificuldades, você pode colocar sua empresa em posição de diminuir a duração geral do ciclo de vendas.

3. Determine seus principais indicadores de desempenho

Ao analisar seu ciclo de vendas e determinar gargalos, você descobrirá quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) são os mais relevantes para seu processo e metas de vendas. Os KPIs ajudam você a medir seu progresso em direção a um resultado pretendido, então pense neles como marcos. Quanto mais marcos você atingir, maiores serão as chances de você alcançar seus objetivos.

Agora, se você deseja reduzir a duração do ciclo de vendas, deve identificar os KPIs que rastreiam quanto tempo leva para os leads passarem de um estágio do ciclo de vendas para o próximo. Exemplos desses KPIs incluem:

• Tempo de resposta do lead – este é o tempo entre a consulta de um lead e a resposta do seu representante de vendas. Reduza o tempo de resposta de leads para converter leads em clientes rapidamente.
• Lead por fonte – isso mostra de onde seus leads estão vindo. Identificar as fontes de onde vem a maioria dos seus leads qualificados deve ajudar a reduzir o tempo gasto na qualificação de leads.
• Chamadas ou e-mails por representante de vendas – mede a produtividade por telefone ou e-mail de seus representantes de vendas. Obtenha o número médio de chamadas ou e-mails por representante de vendas para identificar rapidamente aqueles com desempenho insatisfatório e fornecer o suporte necessário.
• Proporção de lead para oportunidade – essa métrica informa a porcentagem de leads que se convertem em oportunidades. Use este KPI para avaliar a eficácia de suas estratégias de geração e qualificação de leads. Quanto mais eficazes forem esses processos, mais rápido será o seu ciclo de vendas.

Determine seus KPIs e defina uma meta para cada métrica. Isso deve dar aos seus representantes de vendas uma ideia clara do que se espera deles, para que possam mover rapidamente os leads de um estágio do ciclo de vendas para o próximo.

4. Identifique os canais de alto desempenho

À medida que você realiza uma avaliação aprofundada do seu ciclo de vendas, o próximo elemento que você pode observar são seus canais de vendas. Algumas empresas usam canais de vendas de entrada, como sites otimizados para pesquisa e marketing orgânico de mídia social, enquanto outras dependem de canais de saída, como chamadas frias, e-mails frios e terceirização. Você pode estar aproveitando algumas dessas opções ou talvez usando uma combinação de canais de vendas de entrada e saída.

Independentemente dos canais em que você confia, você precisa avaliar o desempenho deles. Os canais que não produzem leads de qualidade devem ser rapidamente eliminados do seu processo de vendas. Eles consomem tempo e dinheiro sem fornecer um amplo retorno do seu investimento. Por outro lado, você deve dobrar e investir nos canais de vendas que o recompensam com leads de qualidade que tenham uma necessidade real da sua solução. A demanda facilita a conversão e aumenta a velocidade do seu ciclo de vendas.

Por exemplo, uma agência de mídia de web design depende de email marketing, banners online, marketing no LinkedIn e publicidade paga no Facebook para gerar e nutrir leads. Uma avaliação dos canais de vendas revela que o marketing do LinkedIn e a publicidade paga do Facebook geram o maior número de leads de qualidade. A empresa então abandona seu email marketing e campanhas de banners online e realoca recursos em suas duas plataformas de melhor desempenho.

5. Refine sua buyer persona

Revisitar e refinar sua persona de comprador pode aumentar significativamente a velocidade do seu ciclo de vendas. Sua persona baseada em dados demográficos pode compartilhar muitas diferenças com seus clientes reais. E, provavelmente, você criou sua persona de cliente nos estágios iniciais do seu negócio. Você tinha uma ideia de quem eram seus clientes e usou dados demográficos como idade, sexo, gênero etc. para identificá-los.

Agora que você está gerando vendas, pode atualizar a persona observando as qualidades de seus melhores compradores. Dessa forma, você obterá informações valiosas que poderá usar para otimizar sua estratégia de geração de leads. Atualize sua persona de comprador usando estas dicas:

• Distribua formulários de pesquisa por e-mail – escreva para seus clientes reais e faça algumas perguntas sobre eles mesmos e por que eles preferem seu produto/serviço. Ofereça descontos ou prêmios para incentivar a participação.
• Conduza entrevistas – se você tem uma loja física, entreviste os clientes e pergunte por que eles compraram seu produto. Pergunte sobre seus pontos problemáticos e o que os faz escolher seu produto em detrimento de seus concorrentes.
• Realize estudos de grupos focais – coloque alguns de seus clientes reais em uma sala. Saiba mais sobre seus valores, atitudes e pontos problemáticos para identificar o principal problema de seus clientes.

Se você atualizar sua persona de cliente, sua empresa estará a caminho de não apenas encurtar a duração do ciclo de vendas, mas também gerar mais vendas.

6. Classifique os leads

As estatísticas mostram que 67% das vendas perdidas são devido à falha dos representantes de vendas em qualificar adequadamente os leads. Consequentemente, esses leads não qualificados entram no pipeline e passam por todas as etapas do ciclo de vendas. Isso pode ter um efeito indesejável na eficiência de sua equipe de vendas na movimentação de leads de um estágio para o seguinte, e a velocidade do ciclo de vendas sofre como resultado.

Você pode resolver facilmente esse problema implementando sua estratégia de pontuação de leads. É uma técnica que permite que as equipes de vendas classifiquem leads com base em um conjunto predefinido de características. Eles fazem isso para identificar rapidamente leads que se assemelham às qualidades de seu cliente ideal. Algumas dessas características incluem localização, gênero, cargo, renda anual, educação etc.  Por exemplo, leads dos EUA ganham 10 pontos. Além disso, aqueles que possuem diploma universitário ou superior ganham 15 pontos e aqueles com renda anual superior a US$ 100.000 ganham 20 pontos. Quanto maior a pontuação, maior a classificação.

Com a pontuação de leads, você pode identificar rapidamente os leads com maior probabilidade de chegar aos próximos estágios do processo de vendas e se tornarem seus clientes. Isso facilita a eliminação do problema de ter leads não qualificados obstruindo seu pipeline e aumenta a velocidade do ciclo de vendas.

7. Automatize tarefas repetitivas

Outra maneira de melhorar seu ciclo de vendas é confiar na automação. Por exemplo, uma tarefa demorada que você pode automatizar facilmente é o envio de e-mails. Em média, um funcionário gasta 2,5 horas por dia escrevendo e lendo e-mails. Ao usar uma ferramenta de automação de e-mail , você pode liberar seus representantes de vendas para trabalhar no fluxograma do processo de vendas ou em tarefas mais importantes, como fechar negócios.

Outra tarefa repetitiva que você pode automatizar é a entrada de dados. Mesmo com a tecnologia disponível, muitas empresas ainda dependem de mão de obra para inserir as informações do lead no banco de dados. Esse processo pode levar muito tempo, especialmente se seus representantes de vendas processarem centenas de leads por mês. Deixe essa tarefa mundana para aplicativos com um recurso de enriquecimento automático que captura informações como nome do lead, empresa, detalhes de contato e muito mais.

Procure mais tarefas em seu fluxograma do processo de vendas que você possa automatizar. Use o tempo que você economiza para realizar tarefas mais complexas, como fazer apresentações, fazer acompanhamentos e lidar com objeções de clientes. Isso deve aumentar a eficiência do seu processo de vendas e acelerar o seu ciclo de vendas. Certifique-se de perguntar aos seus representantes de vendas se eles têm alguma sugestão sobre o que pode ser automatizado. Uma ótima oportunidade para fazer isso é durante sua próxima reunião de equipe.

8. Treine os representantes de vendas para sempre definir um prazo

Neste ponto, você provavelmente teria otimizado todas as etapas do ciclo de vendas. Você identificou gargalos, investiu nos melhores canais de vendas e classificou leads. É hora de voltar sua atenção para seus representantes de vendas.

À medida que eles começam a buscar negócios promissores, você deve treiná-los para sempre definir prazos para o processo de vendas. Esses prazos são acordos que permitem que sua equipe vá atrás de leads e tente levá-los para a próxima etapa do processo de vendas.

Por exemplo, vamos imaginar que um cliente em potencial pergunte sobre seu produto e, no final da conversa, ele diga: “Vou pensar sobre isso”. Embora seja sensato não pressionar o cliente em potencial, o que você pode fazer é propor um dia específico para acompanhar a decisão. Você pode dizer algo como: “Tudo bem. Eu te ligo depois de alguns dias para ver se você ainda está interessado. Outras frases que você pode usar para definir um prazo incluem:

• “Vamos marcar uma reunião na próxima semana para uma demonstração.”
• “Se você tiver preocupações, vamos nos reconectar em (data).”
• “Nós ligaremos para você em (data) para verificar sua decisão.”

Esses prazos permitem que seus representantes de vendas entrem em contato com os leads e os levem para a próxima etapa do processo de vendas.

9. Use o CRM para gerenciar o pipeline de vendas

Implementar as dicas acima pode ser um desafio, mas não precisa ser difícil. Ajude sua equipe de vendas a canalizar leads pelo pipeline com um CRM. O aplicativo multifuncional possui inúmeras funcionalidades que podem reduzir significativamente a duração média do ciclo de vendas, incluindo:

• Relatórios de vendas personalizados – os CRMs mais poderosos podem gerar vários relatórios sobre o status do seu ciclo de vendas, incluindo a duração média do ciclo de vendas de cada representante de vendas, lead por fonte, atividade de e-mail e telefone e muito mais.
• Pontuação de leads – os melhores CRMs permitem que você classifique os leads de acordo com a qualidade do ajuste e o nível de engajamento. Pontue leads automaticamente usando campos integrados, como cargo, departamento, e-mail aberto etc.
• Automação de campanha – execute campanhas de e-mail em segundo plano enquanto executa outras tarefas. Os CRMs permitem que você crie modelos de e-mail, segmente listas e crie fluxos de trabalho personalizados para suas campanhas. Veja suas campanhas serem executadas automaticamente conforme planejado.

Aumentar a velocidade do seu ciclo de vendas pode dar muito trabalho, mas essas nove dicas devem garantir que seus esforços sejam recompensados.

Você tem outras dicas para melhorar as etapas do ciclo de vendas? Deixe-nos saber nos comentários.